Facility Coordinator

Stellenbeschreibung

Exklusiv für unseren Kunden - ein weltbekanntes Technologie Unternehmen - suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung - einen Facility Coordinator (m/w)

Ihre Hauptaufgaben:

• Proaktive Unterstützung: Als Hauptansprechpartner für den Area Facilities Manager agieren.
• Koordination: Verwaltung und Koordination aller technischen Notfalleinsätze.
• Überwachung und Management: Kontrolle der Wartungspläne (PPM) und des Asset Registers zur Sicherstellung der vertraglichen Einhaltung lokaler Vorschriften und der Kapitalplanung.
• Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften: Gewährleistung der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften bei allen Vertragsaktivitäten.
• Anbieterüberwachung: Aufsicht über alle Anbieteraktivitäten in den Bereichen Reinigung und Wartung, einschließlich der Einhaltung von Service Level Agreements (SLAs).
• Kontaktperson: Hauptansprechpartner für die täglichen Betriebsabläufe des Gebäudes.
• Sicherheitsverantwortung: Gesamtverantwortung für die Sicherheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter und Gebäudenutzer.
• Raumplanung: Überwachung der Sitzpläne, Aktualisierung von Grundrissen und Schreibtischnummerierungen. Abstimmung mit der EMEA Space Planning-Abteilung bezüglich aller Büroumzüge und -änderungen.
• Hauptkontakt: Ansprechpartner für Facility Services in den Büros Basel und Zürich (Reisebereitschaft erforderlich).
• Budgetverwaltung: Verwaltung von Rückstellungen und Finanzplanung.
• Administrative Aufgaben: Erstellung von Bestellungen, Ausstellung von Rechnungen, Erstellung und Aktualisierung von Dokumenten.
• Raumkoordination: Unterstützung bei der Planung und Vorbereitung von Besprechungs- und Konferenzräumen. Koordination der Ausstattung, Beschaffung und Reservierung von Projektoren und anderen Besprechungsgeräten, Sicherstellung des guten Betriebszustands der Geräte. Organisation von Video- und/oder Webkonferenzen nach Bedarf.
• Catering-Management: Koordination von Catering für Meetings und Veranstaltungen.
• Bürobedarf: Bestellung von Bürobedarf und anderen Verbrauchsmaterialien wie Café-Zubehör, Druckertoner, Papier, Versandmaterialien etc.
• Gebäudeverwaltung: Management der Gebäudeverwaltung und Reinigungsdienste nach Bedarf. Regelmäßige Inspektion der Ausrüstung in den Gemeinschaftsbereichen zur Sicherstellung eines guten Betriebszustands.
• Serviceanfragen: Pflege von Aufzeichnungen und Protokollen von Serviceanfragen und Verfolgung des Status.
• Postbearbeitung: Bearbeitung der täglich eingehenden Post.
• Gästeservice: Pflege einer Datei mit Dienstleistungen wie Transportquellen, Unterkünften und Referenzkontakten. Organisation von Serviceleistungen für Gäste, wie Transport, Tickets, Reservierungen usw.

Qualifikationen
Ihr Profil:

• PC-Kenntnisse: Starke Kenntnisse in MS Office und anderen PC-Anwendungen.
• Selbstmotivation: Eigenmotivation und Ressourcenbewusstsein.
• Administrative Fähigkeiten: Gute organisatorische und administrative Fähigkeiten.
• Organisationstalent: Sehr gut organisiert, mit ausgeprägten Priorisierungs- und Planungsfähigkeiten.
• Serviceorientierung: Kundenorientierte Einstellung kombiniert mit innovativem Denken.
• Kommunikationsfähigkeiten: Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Sprachkenntnisse: Gute Kenntnisse der vorherrschenden Sprachen am Standort und professionelle Englischkenntnisse.
• Erfahrung: Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Facility Management oder in einer ähnlichen Position.
• Kundenservice: Erfahrung im Kundenservice und Fähigkeit zur Kommunikation auf allen Ebenen.
• Branchenkenntnis: Wissen und Bewusstsein für die Facility-Management-Branche.
• HSE-Kenntnisse: Grundverständnis von Gesundheit, Sicherheit und Umwelt (HSE).
• Lernbereitschaft: Gute Lernfähigkeit und Anpassungsfähigkeit.

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